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Fahrtenbuch richtig führen und Steuern sparen

Das Fahrtenbuch: Was anstrengend und nervig klingt, kann für Unternehmer, Selbständige, Berufsfahrer und Nutznießer eines Firmenwagens oftmals bares Geld wert sein!

Was wird im Fahrtenbuch aufgeschrieben?

Hier werden Fahrten eingetragen, die mit einem bestimmten Fahrzeug zurückgelegt werden – und zwar alle. Denn nur ein lückenloses Fahrtenbuch hält der späteren Prüfung bei der Steuererklärung stand. Es dient als Bewegungsprofil und Nachweis für tatsächlich zurückgelegte Strecken. Das Buch wird für ein komplettes Steuerjahr vom 1. Januar an geführt.

Wie führt man das Fahrtenbuch richtig?

Wichtig sind: Wer, wie, wann, warum und wohin. Also: Fahrer, Kilometerstand, Streckenlänge in Kilometern, Abfahrtsdatum, Abfahrtsort, Fahrtzweck und Zielort. Und: Es muss lesbar sein. Wer weitere Belege für bestimmte Fahrten wie Tankbelege, Spesenabrechnungen oder Werkstattquittungen hat, sollte diese ebenfalls gut aufbewahren und später mit einreichen.

Wozu dient ein Fahrtenbuch?

Anhand des Buches lassen sich private von dienstlichen Fahrten sauber trennen – und das kann bei so genutzten Fahrzeugen steuerliche Vorteile bringen. Denn wer nachweisen kann, dass er sein Auto oder seinen Transporter viel häufiger geschäftlich nutzt, zahlt einen geringeren Privatanteil. Kunden von A1A Automotive, den Spezialisten für Nutzfahrzeuge, die HIER die günstigsten Angebote finden, fallen oft in diese Kategorie.

Gibt es auch digitale Alternativen?

Es klingt altmodisch, ist aber dennoch praktisch: das vorgedruckte Fahrtenbuch in Papierform. Sie bekommen es beim Bürobedarf und können hier detailliert die wichtigsten Infos eintragen. Wichtig ist dabei die Selbstdisziplin: Eintragungen sollten immer direkt im Anschluss an die Fahrt vorgenommen werden. Natürlich kann man statt eines klassischen Fahrtenbuchs auch später am PC eine vom Finanzamt anerkannte Software befüllen. Doch hier ist die Gefahr des Vergessens größer, als wenn einen das Buch beim Parken direkt anlächelt.

Eine weitere Variante ist die elektronische: Hierbei wird im Vorfeld ein entsprechendes Gerät in das Fahrzeug eingebaut, das sämtliche Strecken automatisch dokumentiert. Auch Apps können unterstützen oder GPS-Daten mit dem Fahrtenbuch gekoppelt werden. So oder so gilt: Gebuchte oder eingetragene Daten dürfen nicht nachträglich geändert werden oder abänderbar sein.

Muss man jede Fahrt ins Fahrtenbuch eintragen?

Ja. Denn wer ein Fahrtenbuch führt, führt es entweder ganz oder gar nicht. Wenn sich ein Fahrer eines Betriebs zum Beispiel weigert, Eintragungen ins Fahrtenbuch vorzunehmen, kommt es häufig zum Streit zwischen der steuerpflichtigen Person und dem Finanzamt.

Wann erhält das Finanzamt den Zugriff?

Gemeinsam mit der alljährlichen Steuererklärung. Denn es gilt wie beispielweise Quittungen als Beleg. Wer einen elektronischen Nachweis führt, sollte es bestenfalls ausdrucken und dann beim Finanzamt einreichen. Fahrtenbücher werden stichprobenartig vom Finanzamt überprüft – schummeln lohnt sich also keinesfalls. Bei Unstimmigkeiten kann der Steuerzahler automatisch in die Ein-Prozent-Regelung rutschen, wodurch ihm steuerliche Nachteile entstehen. Und bei bewusster Fälschung droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Was macht man, wenn das Fahrtenbuch verloren geht?

Kein Fahrtenbuch – kein Nachweis – keine steuerlichen Vorteile. Wer seinen Nachweis verliert, hat also auch bei der Steuererklärung verloren, da es dann nicht berücksichtigt werden kann.